สุดยอดความลับโปรแกรมบ้านๆ เทคนิค Microsoft Excel ขั้นเทพ

admin   มกราคม 15, 2020   ไม่ให้ใส่ความเห็น

โปรแกรม Excel โปรแกรมพื้นฐานที่คอมพิวเตอร์ทุกบ้านต้องมีอย่างแน่นอน

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ามีความสำคัญอันดับต้นๆในการทำงาน เพราะมีสูตร มีตารางให้เราใส่ข้อมูลและช่วยคิดคำนวณให้เราได้เป็นอย่างดี ทำให้ประหยัดเวลาไปได้มากโข ช่วยในการวางแผนต่างๆเช่นการเงิน บัญชีรับจ่าย งบดุล งานสต๊อกสินค้า และอื่นๆอีกมากมาย

ไม่เพียงแต่ในระดับออฟฟิศการทำงานบริษัทที่ต้องใช้เท่านั้น หากเป็นแค่การใช้ภายในบ้านในครอบครัว แม่บ้าน ก็ใช้ได้เช่นกัน ประยุกต์ใช้ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายประจำวัน หรือลิสต์ของที่ต้องซื้อในแต่ละเดือน เป็นต้น ในวันนี้อยากจะมาแนะนำเทคนิคความลับพิเศษที่ควรค่าแก่การจดจำกัน

บางอันอาจจะเป็นการใช้ Excel ขั้น Advance หน่อย แต่ว่ารู้ไว้ก็ไม่เสียหาย เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้อีกมากมาย แล้วแต่จะจินตนาการได้

Flash Fill เครื่องมือขี้โกงใช้งานง่าย

ไม่ยากเกินเรียนรู้ เป็นเครื่องมือที่จะคอยเลียนแบบ Pattern ที่เราพิมพ์เอาไว้ให้เป็นตัวอย่าง ได้ง่ายๆ วิธีการใช้เพียงแค่ว่าในคอลัมแรก (คอลัม A) เป็นข้อมูลปกติ และคอลัมถัด (คอลัม B)มาเราก็พิมพ์ที่ช่องแรกเป็นตัวแบบว่าให้เป็นข้อมูลแบบไหน เช่น คอลัมแรกเราพิม ชื่อคน นายเอกซ์ เก่งมาก และในคอลัมถัดมา (คอลัม B)

เราพิมพ์ตัวอย่างเอาไว้ว่า นายอ. ก. จากนั้นในแถวถัดไปอื่นๆของคอลัม B ให้เรากดเพียง Ctrl+E เพื่อใช้งาน Function Flash Fill เพียงเท่านี้ ระบบก็จะไปดูข้อมูลจากคอลัม A แล้วมาทำผลลัพธ์ที่ คอลัม B ให้เองอัตโนมัติ ตามรูปแบบแถวแรกที่เราใส่ให้ไว้เป็นตัวอย่างนั่นเอง

เทคนิคทริคอีกอย่างที่อยากแนะนำก็คือ หากเราใช้ Excel

คงเคยเจอปัญหามีแถวว่างมีคอลัมว่างอยากลบทิ้งกันใช่ไหมล่ะครับ เป็นช่องที่เกินมาที่เราไม่ต้องการ มีวิธีแก้ไขง่ายๆหลายวิธี วิธีแรกเลยคือการใช้ Filter > Sort ข้อมูลหาแถวที่ว่าง โดยก่อน Sort เราต้องเลือกคลุมข้อมูลทุกเซลล์ที่เราจะทำงานก่อน แล้วพอ filter หาแล้วนั้น

พวกแถวๆว่างๆทั้งหลายจะไปอยู่ด้านล่างๆสุดๆของชุดข้อมูล ทีนี้เราก็เลือกและลบเซลล์ได้เลย สะดวกสบายมากๆ แต่ต้องระวังข้อมูลจะเรียงกลับมาไม่เหมือนเดิม วิธีแก้เพียงแต่ท่านทำ Running Number เอาไว้ข้างหน้าข้อมูลทุกชุดก่อน ก็จะแก้ปัญหาได้